3 نصائح لتبدو أكثر احترافًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل
في العصر الحديث ، قد تتطلب منك وظيفتك إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى زملاء العمل ، والرؤساء ، والعملاء ، والمزيد.
فقدت عصا النار عن بعد
رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ليست رسائل بسيطة. يمثل هويتك كموظف محترف. لذلك ، تريد التأكد من أن كل رسالة من رسائل البريد الإلكتروني المرسلة مكتوبة جيدًا وسهلة القراءة.
إذا كانت شركتك تستخدم برنامجًا معينًا - مثل Microsoft Outlook ، على سبيل المثال - فقد ترغب في معرفة كيفية التقديم تنسيق الرسالة . بغض النظر عن النظام الأساسي الذي تستخدمه للمراسلة ، هناك العديد من النصائح الأساسية التي يجب أن تكون على دراية بها قبل النقر فوق إرسال على بريدك الإلكتروني.
قد يمثل العمل في المجال المهني تحديًا لأي شخص ، ولكن ربما بشكل خاص لأولئك الذين يتعاملون مع أعراض المرض العقلي أو مشكلات الصحة العقلية الأخرى.
لحسن الحظ ، هناك العديد من الأدوات المتاحة عبر الإنترنت لمساعدتك في إدارة هذه الضغوطات ، وتطوير آليات التأقلم الجيدة ، ومشاركة مشاعرك. انقر هنا لمزيد من المعلومات والمقالات التي يمكن أن توفر مزيدًا من المعلومات وإمكانية الوصول إلى العلاج ، إذا لزم الأمر.
تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل
الأداة الأكثر أهمية والأكثر قيمة التي لديك تحت تصرفك هي التدقيق اللغوي. قبل أن تفكر في إرسال بريدك الإلكتروني ، فكر في سؤال مهم: هل بريدك الإلكتروني له معنى نحوي ومنطقي؟
تحقق من وجود أي أخطاء نحوية باستخدام المدقق الإملائي للبريد الإلكتروني الذي تم إنشاؤه مسبقًا ، إذا كان متاحًا. إذا كنت تشك في المدقق الإملائي ، فلا تخف من استخدام الموارد الخارجية (مثل القاموس على الإنترنت).
قد تتضمن الأخطاء النحوية الأخرى التي يجب البحث عنها ما يلي:
- استخدام غير صحيح للأحرف الكبيرة
- استخدام غير صحيح لعلامات الترقيم (الفواصل والفواصل المنقوطة وما إلى ذلك)
- أسلوب كتابة ونبرة غير مناسبة لإعدادات احترافية
- الاستخدام غير الصحيح لأسماء العلم - هذا مهم بشكل خاص عند مخاطبة أشخاص آخرين ؛ هناك أشياء قليلة أكثر إحراجًا من كتابة اسم شخص ما (أو شيء ما) بشكل خاطئ!
بمجرد أن يصبح بريدك الإلكتروني جاهزًا ، اقرأه بصوت عالٍ لمعرفة ما إذا كان منطقيًا. في بعض الأحيان ، يمكنك معرفة ما إذا كانت الجملة 'معطلة' ببساطة بالطريقة التي تبدو بها.
من هناك ، يمكنك إجراء أي تصحيحات للتأكد من أن التدفق العام للبريد الإلكتروني متسق.
أخيرًا ، إذا كان لديك متسع من الوقت ، فاحفظ البريد الإلكتروني كمسودة ، وابتعد عنه. يمكنك أيضًا أن تطلب من أي من الأصدقاء أو أفراد العائلة المباشرين قراءة بريدك الإلكتروني لمعرفة ما إذا كانوا قد اكتشفوا أي أخطاء.
من القواعد الأساسية الجيدة أن تضغط على 'إرسال' فقط عندما تشعر بالثقة في أن لديك تدقيقًا لغويًا وإعادة النظر في كل شيء في رسالتك بأفضل ما لديك.
قد يتم تثبيت الإصدار الحالي من windows في دليل غير مدعوم
كن موجزا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل
يتحمل كل شخص في شركتك مسؤولياته تجاه الالتزام بها ، لذا من المفيد احترام وقتهم من خلال إنشاء رسائل بريد إلكتروني موجزة. من خلال جعلها قصيرة وحلوة ومباشرة ، يمكنك الحصول على إجابة واضحة على الفور ومتابعة يومك.
أولاً ، تأكد من أن رسائلك تتضمن فقرات قصيرة وسهلة الفهم. في الواقع ، لا يجب أن تكون كل فقرة أطول من جملتين.
افترض أن بريدك الإلكتروني يتطلب منك كتابة عدة فقرات كاملة الطول. في هذه الحالة ، يمكنك التفكير في تحديد موعد لقاء شخصيًا مع أي شخص تراسله عبر البريد الإلكتروني لتقليل الارتباك وسوء التواصل.
صندوق الصادر لتطبيق gmail في قائمة الانتظار
تأكد من أن كل فقرة من فقراتك تتضمن المعلومات ذات الصلة فقط. على الرغم من إغراء دمج التفاصيل الصغيرة التي قد تساعد المستلم على فهم رسالتك ، ولكن مع قطع هذه الإضافات ، يمكنك إنشاء بريد إلكتروني قصير ومباشر.
غالبًا ما يكون فهم هذه الأنواع من الرسائل أسهل بكثير للقارئ ، ومن المرجح أن يسأل الطرف المستلم أسئلة توضيحية رداً على ذلك إذا لزم الأمر.
طريقة أخرى مفيدة لاستخدام لغة موجزة هي الحذر من أفعال 'أن تكون'. على سبيل المثال ، يمكن اختصار عبارة 'أريد أن أكون قادرًا على إرسال تقرير' إلى 'أنا أرسل تقريرًا'.
في هذا السيناريو ، ستقوم بإزالة فعل 'to be' واستبداله بفعل نشط يزيل الكلمات.
اكتب بنبرة محترمة
قبل كل شيء ، أنقل رسالتك باحترام.
يمكن أن يظهر العدوان في رسالة بريد إلكتروني على أنه روح لئيمة لأن المستلم لا يتحدث إليك مباشرة. يمكنك تجنب هذه النغمة العرضية ، حتى عند إرسال أخبار سيئة ، من خلال الموازنة بين السلبية والإيجابية.
على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في انتقاد أداء الموظف ، يمكنك أن تبدأ الجملة بقول شيء إيجابي وتنهيها بنقدك.
بالإضافة إلى ذلك، تجنب استخدام 'لكن' . إنه ينفي النصف الأول من الجملة ، لذلك حتى إذا بدأت بشيء إيجابي ، فإن استخدام 'لكن' قد يجعل شخصًا ما يعتقد أنك مخادع. لذا ، استبدل 'لكن' بـ 'و' حتى تظل كلتا العبارتين صحيحين.
قد تفكر أيضًا في تضمين توقيع قصير في نهاية رسالتك. يمكن أن تساعد هذه التوقيعات في نقل معلومات الاتصال والشخصية المهمة إلى المستلم الخاص بك.
لا يمكن بدء التطبيق CE-32809-2
إذا كنت ترغب في ذلك ، فانتقل إلى إعدادات البريد الإلكتروني وقم بإعداد توقيع يتضمن اسمك ورقم هاتف جهة الاتصال والمواقع الأخرى التي تنتمي إليها.
إذا كان لشركتك شعار ، فيمكنك التفكير في دمج الصورة كجزء من توقيعك. والنتيجة هي رسالة بريد إلكتروني تبدو احترافية وتحافظ على نغمة محترمة.
استنتاج
أحد الوجبات السريعة التي يجب وضعها في الاعتبار هي إرسال رسائل قصيرة وموجزة وخالية من الأخطاء بأفضل ما لديك ، حتى في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية. عند القيام بذلك ، ستظهر لرئيسك في العمل أنك تحترمه ، وأنك تخبر نفسك أنك بالفعل المحترف الذي ترغب في أن يراك الآخرون به.
